Umzug der Mailserver

Aufbau des Mailsystems

Der Mailabruf wurde von einem monolithischen Server auf ein Clusterbackend umgestellt, bei dem mehrere Server die Mailabrufe bearbeiten. Die Umstellung von einem auf mehrere Server, welche die Anfragen von Clientprogrammen wie Outlook oder Thunderbird und dem Webmaildienst bearbeiten, bringt mehrere Vorteile mit sich:

  • Bessere Performance bei Abruf durch Verteilung der Anfragen auf mehrere Server
  • Geringere Ausfallwahrscheinlichkeit auf Grund des redundanten Aufbaus
  • Geringere Serviceeinschränkungen bei Wartungsarbeiten
  • Erweiterbarkeit des Systems bei steigenden Anforderungen


Abb.: Schematische Darstellung des neuen Systemaufbaus

Die neue Struktur des Mailabrufs macht es erforderlich, Dateidienste und Mail voneinander zu trennen. Weitere Informationen dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.


Trennung von Home-Verzeichnissen und Mail

Im vorherigen Aufbau des Mailabrufs wurden, bis auf den Ordner für den Posteingang, alle Maildateien im Home-Verzeichnis des HRZ-Accounts gespeichert. Auf sie konnte beispielsweise mit ssh oder sftp über den Login-Server (login.server.uni-frankfurt.de) sowie aus der Windowswelt mittels Verbindung als Netzlaufwerk über den Samba-Server (ntsamba1.server.uni-frankfurt.de) auch direkt ohne Mailclient zugegriffen werden.

Die neue, redundante Struktur erfordert es jedoch, dass in einem Verzeichnis nur Maildateien vorhanden sind. Deshalb müssen Maildateien von anderen Dateien im Home-Verzeichnis wie Bildern, Word- und Office-Dateien, PDF und anderen Dateiformaten getrennt sein. Dazu wurden die Maildateien aus den Home-Verzeichnissen exportiert und in das neue Speichersystem der User-Mail-Dateien (siehe Schaubild) im neuen System importiert.


Mailabruf mit unterschiedlichen Clients

Was hat sich beim Abrufen von Mails geändert ?

Für alle vom HRZ unterstützen E-Mail-Clients
http://www.rz.uni-frankfurt.de/43919132/20_Konfiguration
und bei Abruf über Webmail
https://webmail.server.uni-frankfurt.de
hat sich nichts geändert. Es müssen keine Änderungen an der Konfiguration der Clientprogramme vorgenommen werden.

Aus den Nutzungsstatistiken geht hervor, dass somit für die überwiegende Mehrheit der Benutzer keine Änderungen erforderlich sind.

Nutzer des Kommandozeilen-Mailclients Pine/Alpine unter Linux/UNIX, die direkt auf die Maildateien in ihren Home-Verzeichnissen zugreifen, müssen Pine/Alpine für die Nutzung von IMAP konfigurieren. Bei sehr großen Mailboxen ist die Kombination von Alpine und IMAP nicht empfohlen. Hier sollte auf eines der unterstützten Clientprogramme umgestellt werden. Vom HRZ wird beispielsweise Mozilla Thunderbird empfohlen.

Bei einer Vielzahl weiterer nicht vom HRZ unterstützter Mailclients ist davon auszugehen, dass es ebenfalls zu keinen Problemen kommt. Dies kann aber nicht mit Sicherheit gesagt werden, da das HRZ diese Programme nicht unterstützt und demtentsprechend nicht testet.

Grundsätzlich empfiehlt das HRZ, Ihre Mailbox nicht allzu groß werden zu lassen, da es sonst, unabhängig vom Design des Mailservers und des eingesetzten Mailclients, zu Performanceproblemen insbesondere beim Abruf mit mobilen Clients kommen kann. Ein jedes Mailsystem ist grundsätzlich kein Dateiarchiv. Eine allgemein gültige Größenbegrenzung für die Mailbox kann nicht sinnvoll angegeben werden, da es hier u.a. auf die individuelle Ordnerstruktur und die Netzbandbreite beim Mailabruf ankommt.


Weiterleitung von Mails und Mailfilter

Wenn Sie Ihre Weiterleitung über die Einstellungen im Webmail-Dienst gesetzt haben, ist diese Weiterleitung erhalten geblieben ; Sie müssen hier nicht tätig werden.

Alternativ dazu  bestand bisher auch die Möglichkeit mittels einer sogenannten .forward-Datei (über die Kommandozeile auf login.server.uni-frankfurt.de), Mails bei Zustellung automatisch anhand bestimmter Kriterien in bestimmte Ordner zu verschieben (Exim-Filter) oder bedingte Weiterleitungen zu setzen. Dies haben insbesondere IT-SpezialistInnen genutzt. Im neuen System wird die .forward-Datei nicht mehr ausgewertet, da das Mailsystem nicht mehr mit dem Home-Verzeichnis verbunden ist.

Stattdessen stehen Im neuen System dafür Sieve-Filter zur Verfügung. Sieve-Filter werden grafisch über Webmail gesetzt und sind damit benutzerfreundlicher als die .forward-Datei, welche kommandozeilenbasiert bearbeitet werden musste.

Eine automatisierte Konvertierung der .forward-Datei in Sieve-Filter ist nicht möglich. Benutzer, die bisher die .forward verwendet haben, müssen Ihre Filter über Webmail neu anlegen. Enthielt die .forward-Datei eine bedingte Weiterleitung von Mail an eine andere Adresse, so kann auch dieses entsprechend eingerichtet werden. Eine Anleitung für diesen Vorgang ist in Vorbereitung.


Wie erfolgte die Migration?

Die Migration erfolgte in mehreren Gruppen, bei denen pro Gruppe eine bestimmte Anzahl an Postfächern von NutzerInnen vom alten in das neue System migriert wurde. Dadurch konnten die individuellen Downtimes auf ein Mindestmaß begrenzt werden.

NutzerInnen, deren Mailpostfach  mit der folgenden Welle migriert werden sollten, wurden vorab durch das Rechenzentrum informiert. Während der eigentlichen Migration war für die NutzerInnen, deren Postfach  umgezogen wurde, weder der Zugriff auf Ihr Postfach noch auf ihr Home-Verzeichnis möglich. Eingehende E-Mails wurden während des Migrationsvorgangs für die betroffenen Personen angehalten. Diese Maßnahmen waren notwendig, um einen konsistenten  Zustand des Nutzerpostfachs während des Umzuges zu gewährleisten.

Folgende Umzugtermine wurden in Absprache mit dem Vizepräsidenten festgelegt und auch in Senat und Dekanerunde kommuniziert:

2. und 3. August-Wochenende:
10.8.17 - 13.8.2017;
17.8.17 - 20.8.2017

2., 3. und 4. September-Wochenende:
07.9.17 - 10.9.17;
14.9.17 - 17.9.17

Umzugstermin Studierenden-Accounts:
11.9.17 - 15.9.17

Ausweich und Zusatztermin:
21.9.17 - 24.9.17

Nach Abschluss des Umzuges wurden Postfach und Home-Verzeichnis wieder freigeschaltet und die NutzerInnen erhielten eine Mail, die über den Abschluss der Arbeiten informierte. Bis zu diesem Zeitpunkt eingegangene Mails wurden nach der Freischaltung an das Postfach der NutzerInnen zugestellt. Der Pfad zum Speicherort Ihres Home-Verzeichnisses hat sich im neuen System geändert. Im normalen Betrieb sind dadurch keine Änderungen oder Umstellungen notwendig. Nur wenn Sie in selbst programmierten Shellskripten absolute Pfade verwenden, müssen diese entsprechend angepasst werden.


Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum werden alle Mails von meinem Mailprogramm neu heruntergeladen?

Sie verwenden für den Abruf Ihrer Nachrichten das POP3-Protokoll mit der Einstellung, dass eine Kopie aller Nachrichten auf dem Server gespeichert wird. Nach Abschluss der Migration hat das Mailprogramm Ihre Mails als neu eingestuft und diese erneut heruntergeladen. Dies ist eine Eigenart bei der Verwendung von POP3 mit dieser spezifischen Einstellung Kopien auf derm Server zu speichern und kann nicht unterbunden werden. Wir empfehlen generell die Nutzung von IMAP als moderneres Protokoll für den Mailabruf, wenn mit POP3 Kopien auf dem Server gespeichert wurden.

Nach dem Umzug sehe ich meine Ordner in Webmail nicht mehr

Die Ordner befinden sich nun unterhalb des Ordners mail. Sie können durch einen Klick auf das zugehörige, mit einem Pluszeichen gekennzeichnete Ordnersymbol angezeigt werden. Die mittels Webmail angelegten Ordner wurden im alten System unterhalb des Ordners mail im Homeverzeichnis Ihres Accounts angelegt. Webmail hat nur den Inhalt dieses Ordners genutzt, damit andere Nicht-Mail-Dateien (z.B. Office oder PDF-Dokumente) nicht als E-Mail-Ordner angezeigt werden. Durch die Trennung der E-Mail vom Fileservice ist diese Unterscheidung nicht mehr notwendig, weshalb jetzt auch die Ebene oberhalb des Verzeichnisses mail in Webmail für die Speicherung von Mailordnern zur Verfügung steht.