Eine große Inbox verkleinern

Worterklärungen

Inbox: Mit Inbox wird hier immer Ihr Postfach auf dem Mailserver der Uni gemeint, nicht etwa Ihr lokaler Mailordner "Inbox".

POP und IMAP

: Beides sind Protokolle um Mails vom Server abzurufen. POP erledigt dies simple und unkompliziert. die Mails werden heruntergeladen und vom Server gelöscht, so sie dies in Ihrem Mail-Programm eingestellt haben (in der Regel Standard-einstellung) IMAP: E-mails verbleiben auf dem Server und können von verschieden Stellen und mit verschieden Programmen gelesen und verwaltet werden.

Kein Mailabruf wegen Urlaub, etc

Im einfachsten Fall ist die Inbox nur so groß geworden, weil Sie sie für einige Zeit nicht abrufen konnten. Die Mails im Mailprogramm abzurufen sollte das Problem aus der Welt schaffen.

Wenn Sie IMAP verwenden (IMAP ist eine Technik, um Mails auf dem Mailserver zu verwalten, anstatt sie einfach herunterzuladen wie bei POP. webmail verwendet IMAP), könnten Sie für die Zukunft die Möglichkeit nutzen, die Mails schon bei der Zustellung in Unterordner zu sortieren (Unterordner sind z.Z., Sept. 2004, nicht größenbegrenzt):
http://www.rz.uni-frankfurt.de/internet/mail/procmail.shtml

Für webmail BenutzerInnen: die eMails sind bloß als gelöscht markiert

Insbesondere, wenn Sie sich nicht erklären können, wo all die eMails sein sollen, die Platz verbrauchen und Sie webmail benutzen, sollten Sie einmal im webmail Interface auf "endgültig löschen" klicken. Falls Sie eMails als "gelöscht markiert" hatten, werden sie jetzt wirklich entfernt. Evt klicken Sie vorher noch auf "zeige gelöschte", um zu sehen, was alles als gelöscht markiert ist.

Mails werden "auf dem Server belassen"

Insbesondere, wenn Sie sich nicht erklären können, wo all die eMails sein sollen, die Platz verbrauchen, sollten Sie überprüfen, ob in Ihrem eMailprogramm eine Option aktiv ist, wie "Mails auf dem Server belassen". Dies bewirkt, dass die Mails zwar abgerufen, aber nicht entfernt werden. Schalten Sie diese Option entweder aus oder stellen Sie eine geringere Rückhaltezeit ein. Sie benötigen diese Option nur, wenn Sie von verschiedenen Rechnern aus auf Ihre Mails zugreifen.

Einige große Mails

Sehr oft verstopfen einige wenige große Mails die gesamte Inbox. Unser Mailsystem stellt Mails bis zu 20 MB zu; zwei solcher Mails reichen also schon, um das Verschiebelimit zu erreichen. Wenn Sie Mails mit großen Attachments, Bilder, Filme oder sonstigen großen Dokumenten erhalten haben, sollten Sie die Attachments lokal abspeichern und die Mails löschen. Wenn Sie den Begleittext zum Attachment noch brauchen, könnten Sie die Mail ohne Attachment an Sie selbst forwarden.

Viel Spam

Spammails sind zwar oft klein, aber in großer Anzahl nehmen sie Platz weg. Während das Löschen von all den kleinen Mails lästig ist, gibt es einen bequemen Weg, um Spammails zukünftig platzsparend zu verarbeiten:
http://www.rz.uni-frankfurt.de/internet/mail/spamreport.shtml

Sie benutzen Ihre Inbox, um alle Mails, die Sie je hatten, zu archivieren

Wenn Sie Mails in der Inbox "archivieren", benutzen sie vrmlt IMAP (IMAP ist eine Technik, um Mails auf dem Mailserver zu verwalten, anstatt sie einfach herunterzuladen wie bei POP. webmail verwendet IMAP). Sie können über IMAP leicht weitere Ordner neben Ihrer Inbox anlegen und in diese Ordner ältere Mails verschieben (Mails nach Datum auswählen und gemeinsam verschieben. Unterordner sind z.Z., Sept. 2004, nicht größenbegrenzt). Dann wird zwar die Suche nach altem Krams aufwendiger, weil mehr Orte zu durchsuchen sind, aber Ihre Inbox lädt in Zukunft schneller.

Allgemein: Finden und Löschen von Mails in der Inbox

Wenn sie Schwierigkeiten haben, bestimmte Mails zu finden und zu löschen, probieren Sie einmal das webmail Interface aus, ob es damit besser klappt:
https://webmail.server.uni-frankfurt.de

Sie bekommen in webmail auch die momentane Größe Ihrer Inbox angezeigt.

 

geändert am 27. Oktober 2007  E-Mail: mailadminmailadmin@uni-frankfurt.de

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