Projekt SAM - Software Asset Management

Campuslizenzen, Campusverträge, Rahmenverträge, viele Namen für die gleiche Sache...

Die Goethe-Universität kann als Gesamtinstitution Verträge mit Software- und Hardwareherstellern abschließen, die die Nutzung für ihre Angehörigen regeln und zu günstigeren Einkaufspreisen führen. Dazu gehört eine regelmäßige Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Softwareeinsatzes. Diese bildet eine der wichtigsten Säulen der Strategie der Gothe-Universität. 

Campusverträge können verschiedene Nutzungsformen annehmen:

• Nutzungberechtigung
  Die Universität schließt Lizenzverträge für eine bestimmte Personengruppe ab, alle Mitglieder der Personengruppe können die Lizenz kostenfrei oder günstiger installieren und nutzen.
  Beispiele sind das Microsoft Campus Agreement oder der Mathworks TAH-Campusvertrag für die Nutzung von Matlab.
• Bezugsberechtigung
  Die Universität schließt einen Vertrag mit dem Hersteller ab, der die Angehörigen der Universität zu einem vergünstigten Erwerb des Produkts über einen vertraglich festgelegten Lieferanten berechtigt. Eine häufige Voraussetzung hierfür ist die Zahlung aus einer universitätsinternen Kostenstelle.
  Beispiele sind die Statistiksoftware SPSS und IT-Hardware aus dem HRZ-Warenkorb.

Bereits vor Projektstart gab es an der Universität Campuslizenzen für verschiedene Produkte. Eine aktuelle Produktliste können Sie auf den Seiten des Teams Software am HRZ einsehen. Im Projektverlauf kamen nach Bedarfsanalyse weitere Verträge hinzu:

• PDF-XChange
  Die Programm-suite erlaubt es, pdf-Dateien und Formulare zu lesen, zu erstellen, zu bearbeiten und abzusichern. Damit stellt sie einen vollwertigen Ersatz für teurere und schwieriger zu verwaltende Programme wie Adobe Acrobat Professional dar.
  

Forderungen des Herstellers

Jede Nutzung von Softwareprodukten setzt einen Vertrag zwischen der Universität und dem Hersteller voraus. Darin geregelt sind die Rechte und Pflichten vom Nutzer und Hersteller. Konkret verpflichtet sich der Nutzer (im Allgemeinen die Universität) zur Einhaltung der Nutzungsbedingungen und AGBs. Der Hersteller darf einmal jährlich Informationen zur Nutzung einfordern; darunter fallen die Anzahl der gekauften Lizenzen gegenüber der Anzahl der Nutzer/Installationen an einer Organisation wie der Goethe-Universität. Der Hersteller darf zudem die gelieferten Informationen plausibilisieren durch einen Audit vor Ort. Stimmen diese Zahlen nicht überein, kann das zu Vertragsstrafen führen oder eine Überlizensierung und damit ineffektive Mittelverwendung aufdecken. Die Nutzung von Software speziell auch in wissenschaftlichen Publikationen kann Hersteller aufmerksam machen: Eine Prüfung, ob die in der Publikation genannten Institutionen eine Lizenz für das jeweilige Produkt haben, könnte eine illegale Nutzung aufdecken.

Forderungen des Gesetzgebers

Grundsätzlich sind Softwareprodukte markenrechtlich geschützte Werke, sodass die Verwendung von Software unter dem Urheberschutzgesetzt fällt. Werden Verstöße gegen die vereinbarten Nutzungsbedingungen festgestellt, können diese nicht nur vertragliche Auswirkungen haben, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wie Bußgelder oder gar Gefängnisstrafen.

Lizenzbedingungen sind produktspezifisch

Ob ein Produkt oder eine Version eines Produktes an einer Lehrinstitution wie der Goethe-Universität eingesetzt werden kann und in welchem Umfang, ist von Software zu Software verschieden. Schätzungsweise sind mehrere tausende verschiedene Produkte und Versionen an der Universität im Einsatz. Um bei der Vielzahl an Produkten und Bedingungen durchzublicken braucht es eine genaue Kenntnis der Vertragsunterlagen und diese Kenntnis mehrfach und dezentral an einer Institution aufzubauen ist schlichtweg nicht effizient oder praktikabel. Deshalb macht es Sinn, die Kenntnisse an einem Ort, zum Beispiel am Hochschulrechenzentrum, zu konzentrieren und hier eine Beratung zu Lizenzen und Produkten einzurichten. Auch dies ist Ziel des Projekts SAM.

Zahlreiche Begriffe werden bei Thema Lizensierung ständig genutzt, aber was ist das denn alles? Hier erklären wir in kurzen Worten, welche Bezeichnungen im Projekt SAM auftauchen und was sie in diesem Rahmen bedeuten. Bitte beachten Sie, dass es hierbei um Verallgemeinerungen handelt, die spezifischen Bedingungen müssen stets aus den jeweiligen Lizenzverträgen bestimmt werden.

Dienstliche Nutzung (im Gegensatz zu privater und kommerzieller Nutzung):
Die dienstliche Nutzung ist ein Begriff, der an der Universität verwendet wird um den dienstlichen Einsatz von Software zu kennzeichnen. Dies umfasst jegliche Nutzung, die im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit ausgeübt wird, also fallen Lehre, Forschung und administrative Nutzung hierunter. Vorausgesetzt wird also ein Arbeitsverhältnis mit der Universität. Studierende fallen in der Regel nicht unter dienstliche Nutzung.

Private Nutzung:
Die private Nutzung von Software ist eine Nutzung zu persönlichen Zwecken auf persönlichen Geräten.

Kommerzielle Nutzung:
Die genaue Definition hängt vom Lizenzvertrag und Hersteller ab, aber grob gesagt, ist die kommerzielle Nutzung, jede Nutzung von Software, die ein Gewinnerzielungsabsicht fördert. Als Bildungsinstitution ist in der Regel nicht von einer kommerziellen Nutzung auszugehen, weshalb die Universität starke Vergünstigungen bei den Softwareverträgen erhält. Teilweise können aber Auftragsforschung, Anfertigung von entlohnten Gutachten, oder gar Nutzung von Software, die nicht direkt einen Bezug zu Lehre oder Forschung hat, bei Herstellern schon als kommerziell zählen.

Education-Lizenzen:
Als Bildungseinrichtung wird der Goethe-Universität die Beschaffung von vergünstigen Lizenzen gewährt, die als edu(cation)-Lizenzen bezeichnet werden. Deren Gebrauch ist ausschließlich zu nicht kommerziellen Zwecken erlaubt, also zur Lehrzwecken und oft auch Forschung. Abhängig vom Hersteller werden Lehre und Forschung in Verträgen zusammengefasst oder aber auch getrennt behandelt und vergütet.

Dienstgeräte:
Grundsätzlich alle Geräte, die im Eigentum der Universität sind oder zu ihrer alleinigen Verfügung stehen (z. B. Leasing). Hierin eingeschlossen sind Geräte, die von einer uni-internen Kostenstelle bezahlt wurden und inventarisiert sind (bei Geräten über einem bestimmten Anschaffungswert erkennbar am Inventaraufkleber).

Privatgeräte:
Geräte, die im privaten Eigentum stehen. Auf diese Geräten darf grundsätzlich keine Software, die von der Universität beschafft worden ist, installiert werden.

Geräte- und personenbezogene Lizenzen:
Bei einer gerätebezogenen Lizenz wird das Produkt auf einer bestimmten Hardware installiert und lizensiert und alle Personen, die Zugriff auf das Gerät haben, können die Software einsetzen. Dieses Modell kommt häufig in Poolräumen und an Messgeräten zum Einsatz. Die personenbezogene Lizenz ermöglicht es spezifischen Nutzern, das Produkt an jedem Gerät einzusetzen, auf das sie Zugriff haben.

Einzelplatz- und Netzwerk- (/ Concurrent-) lizenzen:
Bei einer Einzelplatzlizenz muss jedes Gerät oder Nutzer einzeln lizensiert sein. Die Concurrent- oder Netzwerklizenz erlaubt die Installation auf beliebig vielen Geräten oder die Nutzung durch beliebige Nutzer, solange nur eine festgelegte Anzahl an Geräten oder Nutzer gleichzeitig das Produkt nutzt. Technisch wird das gelöst, indem Geräte sich bei einem Lizenzserver melden müssen, sobald das Programm geöffnet wird. Der Lizenzserver "erlaubt" die Benutzung nur so lange, bis seine Lizenzanzahl aufgebraucht ist. Danach muss ein neues Gerät auf eine freiwerdende concurrent-Lizenz - also auf das Beenden des Programms auf einem anderen Gerät - warten.